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2014.04.05 23:50

4月。
会社の先輩として新入社員を迎え入れる季節です。
Z会にも新入社員が入社、常に成長を意識する人に存分に報いることができるよう、キリリと気を引き締めなければいけませんね。

そんな時節柄、他責型人間を次世代には決して引き継ぐな!というブログを書きながら、ふっと、社会人にとって大切な、問題解決行動について考えてみました。
自分はどうやってこれまで、問題解決を図ろうとしてきたか、ということに沿って。

新入社員、そして若手の社員に参考になりましたら、と思い、5つのステップについて書いてみますね。


1.問題を見つける。
当たり前ですが(笑)、そもそも問題意識がなく働いている人と言うのも稀にいらっしゃるようです、世の中には。
(僕の周りには皆無なんですけどね…)
問題とは、理想と現実とのギャップのこと。
会社のあるべき姿と現時点を見比べて、できていないところを見つけてください。


2.課題を見つける。
問題意識を持っている社会人はフツーにいます。
しかしそれを「課題」にしている人となると、結構減ります。
「うちの会社、ここが問題だよね」と話すことはできるけれど、その解決のために何のアクションも起こしていない人が、「課題」にしていない人ですね。

問題の中に、ジブンゴト化できる「課題」を見つけていきましょう。
例えば「売上を伸ばす」という大きな問題を細分化して、「そのためには、1日で回る営業先を1つ増やすと良い」など、ジブンゴト化できる事柄を見つけ出してください。


3.自分だけでできる課題解決を実行する。
社内にゴミが落ちていたら拾う。つまりはそういうことです、課題解決って。
不思議なことに、簡単にできる課題解決でも、「カイシャのヒト」になったらジブンゴト化せず、あるいは、ジブンゴトだとわかっていても意識的にしない、そういう方もいらっしゃるようです。
気になる課題を見つけたら、「これまでの会社のルールは…」云々気にせず、解決行動をとりゃあいいんです。
ちなみに僕は、環境工学専攻だったこともあり、いろいろとメモ書きするメモ用紙に裏紙使おう!なんて小さなことからやってましたね、新入社員のとき。

新入社員の皆さんにできればお願いしたいのは、自分だけで出来る課題解決を誇示しないで、ということです。
課題を見つけ、それが自分でできるなら、さっさとやってしまいましょう。
「こんなことやってるんですよー」と誇示するのは、ガキっぽくてカッコワルイです。
もっとも、僕はそうしていたんですが(苦笑)、それはカッコワルかったと思っていますので。


4.自分だけではできない課題解決を実行する。
組織の生産性を高めるための課題解決は、自分だけではやれないこともたくさんあります。
課題が大きい時もそうですが、組織のルールに従わなければいけないときもありますから。

4の一歩手前に入る社会人としての立ち居振る舞いは、自分だけでできる課題解決の中に、関係する部署に一声かけるのが好ましいことがあることです。つまりは「(軽く)報・連・相」すればいいって事柄ですね。

これも僕が新入社員の頃は決定的にできていなくて、「えー勝手にやっちゃって何で悪いの?」と思ったことは何度もありました。
でも、僕がとある事柄の課題解決をすることで、組織の(いい意味での)全体の歯車がうまく回らなくなることって、結構あるんです。
僕はそのことに、決定的に無自覚でした。

何でもかんでも「(軽く)報・連・相」すればいい、ってことじゃないです。
あくまで3のステップができるようになったら、そのうち「あっ、勝手にやっちゃいけないんだ」という事柄に出くわすと思います。
そのとき「えー勝手にやっちゃって何で悪いの?」と思うことは仕方ないですが、気持ちをぐっとこらえ、そして次から似たような行動をするときには「(軽く)報・連・相」する、それだけでいろいろとわかってきますよ。

そして、自分が解決可能だけれども、自分だけでは解決できない事柄に、チームを組んで立ち向かうこと。
このチームが、最初は同年代のチーム、次に同じ課の異年代からなるチーム、そして部署を超えたタスクやプロジェクトなどで取り組む、などにつれて、レベルは高くなります。
チームの生産性を最大化するように、チームの中で立ち居振る舞うことも大切ですね。


5.自分にはできない問題解決を課題化し実行する。
これ、とっても高度で、僕もできない場合がほとんどです…。
姿勢として常に目指している、とはいえ。

僕は「自分が動くことで、周りを動かす」ことをよくやります。
チームを組んで動く場合はこれで十分かもしれません。

でも会社の問題は、自分が関与できないことの中にも沢山あります。
問題に気づいていても、「あ、それ、うちの部署の問題じゃないから」なんてすぐ語る社会人、つまんないですよね(^^
やっぱり社会人であるならば、問題を解決しなきゃ、って姿勢をもちたいもので。
このとき、自分自身が動く、ということは、選択肢からなくなります。組織上は関与できないわけですから。

そんなときは、関与すべき部署の方を動かす、そんな社会人になれるのが理想です。
当然大切になるのは、問題の伝え方。
「これ、やるべきでしょ!」なんてその部署に伝えても、動くわけないですよね…。
担当部署に気づいてもらって、課題化してもらって、動いてもらう、そこまでを自らの課題して実行する。
僕自身まったくできていると思いませんが、この姿勢だけは忘れないでいたいと思っています。

自分一人でできることなんてたかがしれています。
自分の限界を知り、限界以上の問題解決を、「組織」を利用して実行する、これが組織人のダイナミズムでもあると思っています。


新入社員や若手社会人の方は、まず3までを「当然」できるようになって、4のステップに早い段階で移るのが理想です。
でも、4に移っても、5があります。また、3、4の段階の課題なんて常にあります。
3、4の段階の課題解決の質量を常に高めていき、5の領域の行動を少しでも増やしていけるのが、立派な社会人と言えるのかもしれませんね。
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2011.10.16 23:24

社内のメールでのやり取りで、ちょっとした工夫をするだけでも、会社の生産性はあがりますよ!という話です。
※もちろん、社外とのメールにも応用できます。


親交のある、Web担当者フォーラム編集長、安田英久さんが、大変共感する記事を書かれていました。

エレベータを扉の正面で待つ人とは仕事をしたくない

タイトルは釣りっぽいですが(苦笑)書かれている内容は「うんうん」と頷ける内容だと思います。
メールの文章を少し工夫することで、やり取りが少なく済みますよね、それって仕事の効率化になりますよね、メールに限った話じゃないですよね、ってことです。

そこで僕は、あえて社内メールに限って(笑)、やり取りを簡潔に済ませる7つの工夫を挙げてみました。
また、前提として、「社内の複数の人と同時にやり取りするとき」と考えていただければ幸いです。


1.疑問形はなるべく避ける。

先日、社内メーリングリスト(以下、ML)でこんな文末の投稿がありました。

「~としたいと思うのですが、問題ないでしょうか?」

MLに入っている人の役職は、バラバラ…。
部署も、バラバラ…。

現場が「問題ある」と思っていても、管理職クラスが「問題ない」と思っている場合は多々あります。
ある部署が「問題ある」と思っていても、ある部署が「~したい、という通りにしていただいた方がありがたい」という場合もあります。
…そして、多くの人が、役職・部署によって(考え方が)バラバラ、という状況を知っているので、“ちょっと問題ある…”と思っても言い出しにくいケースがあり、悪い場合には

何も意見が出ない
→投稿者は「何も意見が出ない…。どうしよう…。進めていいのやら…」と迷ってしまう、
なんてことにもつながりかねません。

最悪の場合は、これで意見が出なかった、と、投稿者が強引に事を進めるケース。
そして後から誰かが問題を指摘すると「えー意見出なかったじゃない!」と責任逃れする…。
そもそも、意見を出しにくいメールを投げた時点で、十分責任があるのにも関わらず。


複数の人間への報連相メールで、相手を特定せず、安易に疑問形の文章にしてしまうのは、意思決定が不明確になりますので、出来る限り避けるべきです。


2.タイトルに、必ず見てほしい人の名前を入れる。

これ、実際に僕がよくやっています。

そもそも、メールでのやり取りの前提は「相手が必ず見ている、とは限らない」という姿勢だと思うのです。
今や1日に受信するメールの数が100通をくだらない方なんて沢山いらっしゃるでしょう。
そんな中、自分が送ったメールが確実に届いている、とか、必ず開封されている、とか思うことはおこがましく、ましてや「内容までしっかり読んで、自分の伝えたいことが把握されている」なんて、思い上がりもはなはだしい姿勢です。

…といって、複数の人間に同時に報連相する際は、メールでの連絡は便利な側面も大きいですから、この方法を捨てるわけにはいきません。
そこで、報連相の中でも「絶対に見てほしい人」の名前を、たとえばタイトルそのものに

=========
田中さん>グループインタビューの件で
=========

と入れてしまい、複数名に送っちゃうのです。

これ、効果高いですよ、実際。


3.「重要」の基準は「あなたの主観」ではなく「会社にとって」

この項目を見ただけで「そうそう!」と思われた方も沢山いらっしゃるでしょう(笑)。

タイトルに「重要」を連発する送信者のメールは、「重要」と扱われなくなります。
「至急」を連発する送信者のメールは、残念ながら無碍にされます(苦笑)。
それは、送信者の主観に過ぎない、と、多くの方に思われてしまうから、ですよね。

会社を創っている当事者である意識を持っている方の「重要」とついたメールは、ほんとに「重要」なメール、なものですよね。


4.相談や問い合わせメールには締切を明記する。そして「何もなければ○○とする」。

漠然と皆さんに意見を求めたいメールであっても、締切は必ず入れてほしいのです。受け手としては。
締切がないとどうなるか、というと

・受け手としては「時間があるとき考えよう」として忘れてしまう。
・相談や問い合わせメールを起点に、メール参加者の議論が始まると、どんどん決着が後ろ倒しになる(最初から締切があれば、その締切を意識して意見を投げ、議論するものですから、人は)。

…他にも考えれば、負の影響は沢山あります。

加えて、意見がない時に、送信者が困らないように、「何も意見がないようでしたら○○とする」といった、「意見がない時に先に進められる案」を必ず提示しておくことです。


5.正確に伝えようとしすぎない。

複数の人間にメールを送る際、様々に誤解されることを恐れ、一つ一つの言葉の意図をくどくどと説明したり、「念のため」の文章を羅列したりする方がいらっしゃいます。

…で、メールが長くなり、「最も伝えたい意図」が伝わらない、と…。

正確に受け止めてもらえるような文章を書くことは大切です。
しかし、正確に伝わることを期待し過ぎちゃいけないんです。


6.口頭でのコミュニケーションを併用する姿勢で!

6つめに持ってきましたが、僕自身は、これまで挙げた6つの工夫で最も声高に伝えたいものです。

口頭でもコミュニケーションしなよ!と伝えると、こういう人がいます。

・え~複数の人に伝えるんだったら、メールの方が効率的じゃん!
・え~口頭だと証拠が残らず、後で食い違いがあるとまずいじゃない…
・え~相手が忙しいときに声をかけると迷惑…

ハッキリいいます。
口頭でのコミュニケーションを奨励した瞬間、このテの「え~」が出る人は、自分の都合・性格しか考えていない人です。


上に挙げた3つは、確かに「口頭コミュニケーション」より「メールコミュニケーション」がいい理由です。しかし、簡単に反論できます。

・複数の人がメールの意図を違うように解釈し、余計なメールのやり取りが発生すると非効率ですよ。

・言語情報では所詮7%しか正確性は担保されない、という、メラビアンの法則はご存じ?聴覚での情報、視覚での情報を補って初めて「正確に伝わる」ことなんて世の中いっぱいありますよ。

・相手にとって重要かつ正確に伝わることが必要な情報であれば、迷惑を考えるより先に「口頭ですぐに伝える」がよっぽど大事でしょ!メールだと相手が見たかどうかもわからないんだから!!

「人と(直接)関わる」ことがめんどくさかったり、怖かったり。。。
その自己都合を正当化しないでください、と言いたいのです、こういう人には。

メールより口頭で連絡する方がいい場合、たくさん、たくさん、たくさん、あります。
その場合は口頭で報連相すべき!!!



「至急の用事があります!今からそちらに電話していいですか?」
というメールを(新入社員から)もらったことが…ほんとに、ほんとに、笑えない例として、あるんです。
そして、この例、他の会社でも見られる事例のようで…(苦笑)


7.報連相のやり取りが1つでも少なく済むことをつねに考える。

最後に「工夫」ではなく、エレベータを扉の正面で待つ人とは仕事をしたくないの記事で語られている本質をもってくる「工夫」をしてみました(笑)。

記事から引用します。

「定石を知らなくても、自分がいま行おうとしている作業をしたあとに、だれがどんな作業をしてどういうゴールに向かうのか、それを少しだけ考えて作業をすることで、仕事全体がスムーズに動きますよね」

常に相手のことを考えて仕事しましょう!
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2011.05.20 23:50

仕事をなめるんじゃない。


去年の4月にこのブログを書いたんですが、先日Z会の新入社員に「就職活動時に見て、気を引き締めることができました!」と言われたかと思えば、今日は2年目社員に「あれ、いいですよね」と。


そんなわけで再掲します(^^
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寺西隆行
ICT CONNECT 21 の寺西隆行です。小松高校→東大理一→工学部環境系→教育の道へ。教育とマーケティングをずっと見つめながら過ごすことが喜びです。
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