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2011.10.16 23:24

社内のメールでのやり取りで、ちょっとした工夫をするだけでも、会社の生産性はあがりますよ!という話です。
※もちろん、社外とのメールにも応用できます。


親交のある、Web担当者フォーラム編集長、安田英久さんが、大変共感する記事を書かれていました。

エレベータを扉の正面で待つ人とは仕事をしたくない

タイトルは釣りっぽいですが(苦笑)書かれている内容は「うんうん」と頷ける内容だと思います。
メールの文章を少し工夫することで、やり取りが少なく済みますよね、それって仕事の効率化になりますよね、メールに限った話じゃないですよね、ってことです。

そこで僕は、あえて社内メールに限って(笑)、やり取りを簡潔に済ませる7つの工夫を挙げてみました。
また、前提として、「社内の複数の人と同時にやり取りするとき」と考えていただければ幸いです。


1.疑問形はなるべく避ける。

先日、社内メーリングリスト(以下、ML)でこんな文末の投稿がありました。

「~としたいと思うのですが、問題ないでしょうか?」

MLに入っている人の役職は、バラバラ…。
部署も、バラバラ…。

現場が「問題ある」と思っていても、管理職クラスが「問題ない」と思っている場合は多々あります。
ある部署が「問題ある」と思っていても、ある部署が「~したい、という通りにしていただいた方がありがたい」という場合もあります。
…そして、多くの人が、役職・部署によって(考え方が)バラバラ、という状況を知っているので、“ちょっと問題ある…”と思っても言い出しにくいケースがあり、悪い場合には

何も意見が出ない
→投稿者は「何も意見が出ない…。どうしよう…。進めていいのやら…」と迷ってしまう、
なんてことにもつながりかねません。

最悪の場合は、これで意見が出なかった、と、投稿者が強引に事を進めるケース。
そして後から誰かが問題を指摘すると「えー意見出なかったじゃない!」と責任逃れする…。
そもそも、意見を出しにくいメールを投げた時点で、十分責任があるのにも関わらず。


複数の人間への報連相メールで、相手を特定せず、安易に疑問形の文章にしてしまうのは、意思決定が不明確になりますので、出来る限り避けるべきです。


2.タイトルに、必ず見てほしい人の名前を入れる。

これ、実際に僕がよくやっています。

そもそも、メールでのやり取りの前提は「相手が必ず見ている、とは限らない」という姿勢だと思うのです。
今や1日に受信するメールの数が100通をくだらない方なんて沢山いらっしゃるでしょう。
そんな中、自分が送ったメールが確実に届いている、とか、必ず開封されている、とか思うことはおこがましく、ましてや「内容までしっかり読んで、自分の伝えたいことが把握されている」なんて、思い上がりもはなはだしい姿勢です。

…といって、複数の人間に同時に報連相する際は、メールでの連絡は便利な側面も大きいですから、この方法を捨てるわけにはいきません。
そこで、報連相の中でも「絶対に見てほしい人」の名前を、たとえばタイトルそのものに

=========
田中さん>グループインタビューの件で
=========

と入れてしまい、複数名に送っちゃうのです。

これ、効果高いですよ、実際。


3.「重要」の基準は「あなたの主観」ではなく「会社にとって」

この項目を見ただけで「そうそう!」と思われた方も沢山いらっしゃるでしょう(笑)。

タイトルに「重要」を連発する送信者のメールは、「重要」と扱われなくなります。
「至急」を連発する送信者のメールは、残念ながら無碍にされます(苦笑)。
それは、送信者の主観に過ぎない、と、多くの方に思われてしまうから、ですよね。

会社を創っている当事者である意識を持っている方の「重要」とついたメールは、ほんとに「重要」なメール、なものですよね。


4.相談や問い合わせメールには締切を明記する。そして「何もなければ○○とする」。

漠然と皆さんに意見を求めたいメールであっても、締切は必ず入れてほしいのです。受け手としては。
締切がないとどうなるか、というと

・受け手としては「時間があるとき考えよう」として忘れてしまう。
・相談や問い合わせメールを起点に、メール参加者の議論が始まると、どんどん決着が後ろ倒しになる(最初から締切があれば、その締切を意識して意見を投げ、議論するものですから、人は)。

…他にも考えれば、負の影響は沢山あります。

加えて、意見がない時に、送信者が困らないように、「何も意見がないようでしたら○○とする」といった、「意見がない時に先に進められる案」を必ず提示しておくことです。


5.正確に伝えようとしすぎない。

複数の人間にメールを送る際、様々に誤解されることを恐れ、一つ一つの言葉の意図をくどくどと説明したり、「念のため」の文章を羅列したりする方がいらっしゃいます。

…で、メールが長くなり、「最も伝えたい意図」が伝わらない、と…。

正確に受け止めてもらえるような文章を書くことは大切です。
しかし、正確に伝わることを期待し過ぎちゃいけないんです。


6.口頭でのコミュニケーションを併用する姿勢で!

6つめに持ってきましたが、僕自身は、これまで挙げた6つの工夫で最も声高に伝えたいものです。

口頭でもコミュニケーションしなよ!と伝えると、こういう人がいます。

・え~複数の人に伝えるんだったら、メールの方が効率的じゃん!
・え~口頭だと証拠が残らず、後で食い違いがあるとまずいじゃない…
・え~相手が忙しいときに声をかけると迷惑…

ハッキリいいます。
口頭でのコミュニケーションを奨励した瞬間、このテの「え~」が出る人は、自分の都合・性格しか考えていない人です。


上に挙げた3つは、確かに「口頭コミュニケーション」より「メールコミュニケーション」がいい理由です。しかし、簡単に反論できます。

・複数の人がメールの意図を違うように解釈し、余計なメールのやり取りが発生すると非効率ですよ。

・言語情報では所詮7%しか正確性は担保されない、という、メラビアンの法則はご存じ?聴覚での情報、視覚での情報を補って初めて「正確に伝わる」ことなんて世の中いっぱいありますよ。

・相手にとって重要かつ正確に伝わることが必要な情報であれば、迷惑を考えるより先に「口頭ですぐに伝える」がよっぽど大事でしょ!メールだと相手が見たかどうかもわからないんだから!!

「人と(直接)関わる」ことがめんどくさかったり、怖かったり。。。
その自己都合を正当化しないでください、と言いたいのです、こういう人には。

メールより口頭で連絡する方がいい場合、たくさん、たくさん、たくさん、あります。
その場合は口頭で報連相すべき!!!



「至急の用事があります!今からそちらに電話していいですか?」
というメールを(新入社員から)もらったことが…ほんとに、ほんとに、笑えない例として、あるんです。
そして、この例、他の会社でも見られる事例のようで…(苦笑)


7.報連相のやり取りが1つでも少なく済むことをつねに考える。

最後に「工夫」ではなく、エレベータを扉の正面で待つ人とは仕事をしたくないの記事で語られている本質をもってくる「工夫」をしてみました(笑)。

記事から引用します。

「定石を知らなくても、自分がいま行おうとしている作業をしたあとに、だれがどんな作業をしてどういうゴールに向かうのか、それを少しだけ考えて作業をすることで、仕事全体がスムーズに動きますよね」

常に相手のことを考えて仕事しましょう!
ソーシャルブックマーク:

2011.08.17 19:20

部下や、他部署の若い人(20代を想定してください)から、メールにて

「こういうことをしたい」
「ここをこういう風に変えて欲しい」

などの、意見・提案・お願い事を受けるとき、傾向として

やたら提案や意見の理由を合理的に説明しようとしている(=言い訳にも聞こえるときがある)。

と感じます(そのためメールが長い…)


悪気はないんだと思います。
僕の中では「若い人の傾向」なんだろうな、と思ってます。

でも、本人の気持ちは関係なく、「メール」というブツだけみたとき、この姿勢はとってもジコチューに感じてしまうものなんです。
#…と、本ブログを見ているZ会の若い人、気づいてくださいね~。

提案や意見の理由をどれだけ説明したところで、それは「提案者の立場」での理由の域を出ません。
提案される側が、どんな心境で、どんな立場で、どんな責任を背負っているか…などへの配慮がないわけですから。


「一生懸命に説明しようとしている」「合理的な根拠をいろいろ調べている」姿勢は褒めたいのですが、それらすべてを

いきなりメールを送る

という行為に訴えると、メールをもらった側は「うっ…」となるんです。
何の前触れもなく、自分の心の中に、自分が想定していなかった異質のものが舞い込むわけですから…。

メラビアンの法則の通り、言語で伝えられる情報はわずか7%に過ぎません。
その情報にすべてを満たそうとすると、「想定していなかった受け手」は、まずもって何のことか分からない(どんな背景=決して「提案者のひとりよがりの背景」ではない背景=でそうなったか理解できない)上、必要以上に反対感情も湧くこともあります。


若い人に欠けてるな、という「やり方」。
それは事前にさぐりを入れること。
ちょっと悪い響きのコトバを使うと「根回しが足りない」となります。

「根回しなんて時間の無駄だよ~」と思う人もいるかもしれません。
僕は決してそうは思いません。

事前に探りを入れないで、伝えたい相手の気持ちや考え方がわかりっこないですから。

逆に、「いきなりメール」が齟齬を生み、生産性を落すことの方が圧倒的に多いです、経験上。


提案や意見を持っている場合は、「こういうこと思っているんですけど、問題ないでしょうか?」と、事前に会ったり、内線電話などで相談したりしてみましょう。
すると、自分の気づかなかった「今そうなっている理由」がいろいろと見えてきます。

最低限、口頭でのコミュニケーションをとる姿勢。若い人に求めたいです。
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寺西隆行
ICT CONNECT 21 の寺西隆行です。小松高校→東大理一→工学部環境系→教育の道へ。教育とマーケティングをずっと見つめながら過ごすことが喜びです。
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