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2019.07.18 13:42

7月も半ばをすぎ、そろそろ梅雨明けが近づいてきたでしょうか。

さて本日は英文Eメールの本文のポイントを7つのご紹介します。

1分では終わらない気がしますが、お付き合いください…。

 

1.視覚的に読みやすいような配慮を。

メールを受け取った相手が読みやすいよう、左寄せで、

あらかじめ適当な長さのところで改行するようにします。

意味の切れ目も考慮しながら1行の長さを60 ~ 70 字

(日本語だと30 ~ 35 字)程度で収まるようにしておくとよいでしょう。

 

2.内容はできるだけ簡潔に

要点だけの短いメールではそっけなく相手に対して失礼では…

と考えてしまうかもしれませんが、

忙しいビジネスパーソンには逆に長い文書の方が歓迎されません。

 

3.日本的儀礼は不要

英文ビジネスEメールには、日本人同士のやり取りでよく使われる

「いつもお世話になっております」のような

社交のあいさつを書く必要は基本的にありません

 

4. I とWe の使い分け

基本的に自分が個人としての立場で意見などを述べるのであればI ~(私は~)を、

会社を代表して何かを伝えるのであればWe ~(弊社は~)を使う

と考えるとよいでしょう。

(例)

I hope for the success of the lecture.

(講演会のご成功を願っております。)

We appreciate your kind consideration.

(よろしくご検討のほどお願い申し上げます。)

 

5.3部構成 その1「書き出し」

「書き出し」「主文」「結び」の3つに分けて構成を考えていくと

比較的スムーズに進めることができます。

 

「書き出し」では簡単なあいさつなどを書きます。

初めて送るメールでは自己紹介、

2回目以降のやり取りでは軽めのあいさつやメールのお礼、

メールの用件などを端的に記しましょう。

 

6.3部構成 その2「主文」

依頼事項や確認事項、提案事項などEメールの主題を書く部分。

相手の立場に立ち要点を押さえた内容となるように心がけましょう。

相手に具体的な行動を促す場合は、

その方法や期限を明示しましょう。

 

7.3部構成 その3「結び」

Eメールを締めくくる部分で、

用件の確認、念押し、対応を促す、

などの働きをします。

相手によい印象を与え、円滑な関係へとつなげることを

念頭に置いて書くとよいですね。

(例)

I ask for your kind cooperation.

(ご協力のほどよろしくお願いいたします。)

We look forward to your reply.

(ご回答をお待ちしております。)

 

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1 締めくくりはSincerely?

2.Eメールの件名、それでOK?

 
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